Met één bot gaat het meestal goed. Bij vijf bots begint het te schuren. En bij dertig bots krijg je dubbel werk, berichten die niemand had gevraagd en fouten die pas laat opvallen. Dat is geen technisch probleem. Het is een leiderschapsprobleem.
Annelien Pol runt Earlybird Marketing met ruim dertig bots. Dit is wat ze doet en wat het oplevert. Hoe het precies gebouwd is, houdt ze voor zichzelf. De achtergrond lees je in het boek van Alex van Ginneken.
Er is één bot die het overzicht heeft. Die verdeelt nieuw werk, houdt bij wat openstaat en kijkt werk na voordat het naar Annelien of een klant gaat. Zo hoeft Annelien niet zelf dertig gesprekken bij te houden.
Alle bots werken met hetzelfde regelboek en beginnen elke taak daarmee. Een les die bij één bot geleerd is, geldt daarna voor alle bots. Losse afspraken per bot raken namelijk zoek.
Elke klus heeft één vaste bot als eigenaar. Gaat het over iets van een andere bot, dan zegt de bot niets en geeft het door. Zo krijgt Annelien één antwoord in plaats van drie.
Bots zetten dingen klaar. Live zetten, versturen, betalen en verwijderen gebeurt pas na een expliciete ja van Annelien. Ook als een andere bot zegt dat het mag.
Fouten worden niet weggepoetst maar geteld. Elke week ligt er een overzicht met wat er misging en welke afspraak daarvoor in de plaats komt. Daaraan zie je of het team beter wordt.
Preview uit het boek
In een groepschat met meerdere bots kreeg Annelien op één vraag soms drie antwoorden. In één week gebeurde dat negen keer. Sindsdien heeft elk onderwerp één eigenaar en zwijgen de andere bots. Het aantal berichten in de groep ging omlaag en Annelien hoeft niet meer te kiezen welk antwoord klopt.
Na een bericht van een andere bot of een tool schakelden bots soms ongemerkt over op Engels. Voor iemand die snel wil lezen is dat precies de verkeerde kant op. Nu controleert elke bot vóór elk bericht de taal, ook bij korte tussenberichten. Dat is een regel voor alle bots, niet een correctie bij één bot.
Een bot wilde een klantpost inplannen omdat de klant al akkoord had gegeven. Maar Annelien had die post zelf nog niet naast de kalender gelegd. Sindsdien geldt dat een eerste post in een nieuw traject altijd eerst langs Annelien gaat. Een ja van de klant of van een andere bot telt daar niet voor.
Deze principes zijn het fundament van 'Leidinggeven aan AI' van Alex van Ginneken. In het boek lees je waarom ze werken en hoe je ze toepast in je eigen team.
Ontvang het e-book als eerste